Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales

Para que puedas entender mejor la Política, te contamos qué significa cada palabra que usamos a lo largo de este documento.

“Aviso de privacidad”: es la comunicación verbal o escrita donde te contamos qué Tratamiento realizamos sobre tus Datos Personales, en qué los usamos, cuáles son tus derechos y cómo puedes ejercerlos.

“Autorización”: es el consentimiento previo, expreso e informado que nos das, para tratar tus Datos Personales.

“Base de Datos”: es el conjunto organizado de Datos Personales que son objeto de Tratamiento.

“Consulta”: es la solicitud que tú como Titular realizas para conocer la información que tenemos sobre ti en nuestras Bases de Datos.

“Datos Anonimizados”: son los datos que no te identifican de manera personal y que pueden utilizarse por Phylo para análisis estadísticos.

“Dato Personal”: es cualquier información que sirva para identificarte.

“Dato Personal privado”: es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para ti como Titular.

“Dato Personal Semiprivado”: es el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesarte no sólo a ti (Titular) sino a cierto sector o grupo de personas, o a la sociedad en general. Por ejemplo, datos financieros, crediticios, de la actividad comercial o de servicios, de seguridad social, etc.

“Dato Público”: es el dato calificado como tal por la ley y todos aquellos que no sean semiprivados, privados o sensibles.

“Dato Sensible”: es el dato que afecta tu intimidad o cuyo uso indebido puede generar discriminación, por ejemplo, datos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos, como la huella dactilar, entre otros.

“Encargado del Tratamiento”: es la persona natural o jurídica, pública o privada, que realiza el Tratamiento de Datos Personales, a partir de las instrucciones que le da el Responsable del Tratamiento. Phylo podrá contratar a ciertas personas o empresas para que actúen como Encargados del Tratamiento de tus Datos personales.

“Finalidad”: es el propósito para el cual Phylo tratará tus Datos Personales.

“Fuente”: es la persona, entidad u organización que recibe o conoce Datos Personales de Titulares en virtud de una relación comercial o de cualquier otra índole, y que suministra estos datos a un Operador de información, que a su vez los entrega al Titular.

“Operador”: es la persona, entidad u organización que recibe de la Fuente Datos Personales sobre varios Titulares, los administra y los pone en conocimiento de los Titulares bajo los parámetros de la Ley 1266 de 2008 y otras normas complementarias.

“Página web”: es la página web o desarrollo informático, independientemente de su denominación, que te permite conocer los Servicios de Phylo.

“Reclamo”: es la solicitud que hagas para ejercer tus derechos relacionados con tus Datos Personales.

“Responsable del Tratamiento”: es la persona natural o jurídica, pública o privada que decide sobre el Tratamiento de los Datos Personales, es decir quien determina la finalidad. En este caso, el Responsable de tus Datos Personales es Phylo.

“Requisito de Procedibilidad”: es el paso previo que debes realizar antes de interponer una queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio. Este consiste en una reclamación directa al Encargado o Responsable de tus Datos Personales.

“Servicios”: se refiere al servicio de consultoría, asesoría y orientación en temas legales.

“Titular”: eres tú, la persona natural cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento.

“Tratamiento”: es cualquier operación que realicemos sobre tus Datos Personales como la recolección, el almacenamiento, procesamiento, análisis, uso, circulación, transferencia, transmisión, actualización, corrección o supresión de los Datos Personales, entre otros. El Tratamiento puede ser nacional (dentro de Colombia) o internacional (fuera de Colombia).

“Transmisión”: es la entrega de los Datos Personales a un Encargado del Tratamiento para que realice Tratamiento sobre los Datos Personales, de acuerdo a las instrucciones que le dé el Responsable del Tratamiento dentro o fuera del territorio de la República de Colombia.

“Transferencia”: es la entrega de los Datos Personales para que otro Responsable del Tratamiento realice Tratamiento sobre los Datos personales de manera autónoma, dentro o fuera del territorio de la República de Colombia.

Esta Política aplica para todos los Datos Personales en poder de Phylo, quien actúa en calidad de Responsable del Tratamiento de Datos Personales.

El Tratamiento de Datos Personales lo haremos de acuerdo con los principios contenidos en el artículo 4 de la Ley 1581 de 2012 y en el artículo 4 de la Ley 1266 de 2008, y las normas que las actualicen o modifiquen, los cuales se resumen a continuación:

• Finalidad: el Tratamiento debe tener un propósito legal de acuerdo con la Constitución y la ley el cual debemos informarte.
• Necesidad y razonabilidad: los Datos Personales que recolecte Phylo deben ser los necesarios para cumplir las finalidades del Tratamiento.
• Temporalidad: el tiempo durante el cual tratemos los Datos Personales debe ser el necesario para alcanzar la finalidad para la cual los hemos recolectado.
• Libertad: el Tratamiento de los Datos Personales sólo podemos realizarlo con tu autorización previa, expresa e informada. Los Datos Personales que recolectemos no podrán ser obtenidos o divulgados sin tu previa autorización, o sin un mandato legal o judicial.
• Veracidad: la información sujeta a Tratamiento debe ser cierta, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. No daremos tratamiento a datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
• Transparencia: debemos garantizarte el derecho a obtener de Phylo, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de tus Datos Personales en las Bases de Datos de Phylo.
• Acceso y circulación restringida: los Datos Personales que no son públicos, solo serán tratados por las personas que necesiten hacerlo para cumplir con la finalidad.
• Seguridad: el Responsable y Encargado del Tratamiento de los Datos Personales debe cumplir con todas las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para dar seguridad a los Datos Personales evitando su modificación, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Confidencialidad: todas las personas que intervengan en el Tratamiento de Datos Personales que no tengan la naturaleza de públicos, deben garantizar la reserva de la información.
• No discriminación: no realizaremos ningún acto de discriminación por los Datos Personales recaudados.
• Reparación: es nuestra obligación indemnizar los perjuicios causados por las posibles fallas en el Tratamiento de Datos Personales.
• Limitación en la recolección: sólo recolectaremos los Datos Personales que sean necesarios para el cumplimiento de las finalidades del Tratamiento.

Recolección de Datos

Phylo recolecta Datos Personales de los Titulares en los siguientes casos:

• Cuando los Titulares visitan nuestra Página web y se encuentran interesados en usar alguno de nuestros servicios.
• Cuando los Titulares diligencian formularios en la Página web, correo electrónico, canales de mensajería directa u otras fuentes de información que Phylo ponga a su disposición para prestarle los Servicios.
• Cuando los Titulares brindan Datos Personales de forma voluntaria en eventos realizados por Phylo.
• Cuando los Titulares están interesados en formar parte del equipo de Phylo y mandan su hoja de vida o se someten a un proceso de selección.
• Cuando una persona nos ha referenciado los Datos Personales de un Titular.
• Cuando vas a celebrar un contrato de cualquier tipo con Phylo, por ejemplo, de adhesión, laboral, de prestación de servicios, de alianza comercial, de sociedad, mandato o cualquier otro tipo.

Información recolectada

Phylo podrá pedirte o recolectar, salvo las excepciones relacionadas con datos sensibles o datos de niños, niñas y adolescentes, los datos que sean necesarios para cumplir la finalidad, los cuales son —entre otros— los siguientes:

• Datos que recolectamos de todos los Titulares: nombre y apellidos, nacionalidad, edad, estado civil, número de identificación y fotocopia del documento de identidad, fecha y lugar de nacimiento, dirección de correspondencia, teléfono de contacto, correo electrónico, fotografías recientes, sexo, Datos Personales que Phylo reciba de terceros entre ellos centrales de información financiera, comercial y crediticia y Operadores de información de seguridad social autorizados por el Ministerio de Salud y Protección Social (Operadores de información de la PILA), y cualquier otro dato que fuere necesario para lograr las finalidades descritas en la Política.
• Datos que recolectamos de los candidatos, trabajadores y accionistas de Phylo: adicional a los datos mencionados en “datos que recolectamos de todos los Titulares”, también recolectaremos tarjeta profesional, historial laboral, académico y patrimonial, referencias, información judicial o disciplinaria, lugar de trabajo, cargo o profesión del Titular, hoja de vida, certificado de afiliaciones a la EPS, fondo de pensiones y cesantías, y cualquier otro dato que fuere necesario para lograr las finalidades descritas en la Política.
• Datos que recolectamos de nuestros aliados y proveedores: adicional a los datos mencionados en “datos que recolectamos de todos los Titulares”, también recolectaremos datos del representante legal, referencias, antecedentes comerciales, composición accionaria, datos de sus trabajadores o colaboradores con los que Phylo tenga contacto, permisos y autorizaciones requeridos para proveer servicios o vender productos, y cualquier otro dato que fuere necesario para lograr las finalidades descritas en la Política y una adecuada prestación de los Servicios.
• Datos que recolectamos de nuestros clientes: adicional a los datos mencionados en “datos que recolectamos de todos los Titulares”, también recolectaremos el historial de Servicios solicitados y adquiridos, y cualquier otro dato que fuere necesario para lograr las finalidades descritas en la Política.

Datos de carácter sensible y su tratamiento

En algunos casos, Phylo requerirá realizar el Tratamiento de algunos Datos Sensibles como la foto de tu documento de identidad que contiene tu huella y tus fotos, y en algunos casos requiere el análisis de dicha información a través de técnicas biométricas.

Sin embargo, Phylo solo recopilará y tratará Datos Sensibles en los casos permitidos por la ley. En estos casos, te informaremos que no estás obligado a suministrar Datos Sensibles o a autorizar su Tratamiento. Si no estuvieras en disposición de autorizar el Tratamiento de tus Datos Sensibles, Phylo no podrá continuar con el proceso de validación de identidad, y por ende le será imposible continuar con algunos Servicios, si esto sucede, te lo comunicaremos oportunamente. Si nos das tu autorización para tratar tus Datos Sensibles, los recopilaremos y trataremos únicamente para las finalidades descritas en esta Política.

Datos personales relacionados con menores de edad

Phylo sólo usará, almacenará y realizará tratamiento de Datos Personales de menores de edad que sean de naturaleza pública. La finalidad de dicho tratamiento será únicamente la de planear y realizar actividades relacionadas con el bienestar personal y familiar de los trabajadores y aliados comerciales. A los servicios de Phylo, únicamente podrán acceder mayores de edad.

Datos de imagen

Con el hecho de participar en cualquier videoconferencia, videollamada, y eventos presenciales o virtuales patrocinados por Phylo, aceptas y autorizas que tus nombres e imágenes aparezcan en los programas, publicaciones y demás medios publicitarios y en general en todo material de divulgación con fines promocionales o comerciales que Phylo desee hacer durante el término de 50 años, sin que ello implique la obligación de remunerar o compensar tu participación. Con la aceptación de esta Política renuncias a cualquier reclamo ante Phylo por derechos de imagen.

Generalidades de la Finalidad

En general, Phylo recolectará, almacenará, organizará, circulará, usará, transmitirá y transferirá los Datos Personales de acuerdo con las finalidades que se establecen a continuación:

• Finalidades comunes a todos los Titulares: Cumplir con el objeto social de Phylo; conservar y administrar la información de la relación laboral, civil o comercial de los Titulares; dar cumplimiento a los deberes legales, contables, comerciales y regulatorios que le aplican a Phylo; acceder, recolectar y procesar los datos personales que Phylo reciba de terceros, entre ellos centrales de información financiera, comercial y crediticia y Operadores de información, entre ellos operadores de seguridad social autorizados por el Ministerio de Salud y Protección Social (Operadores de Información del PILA) y centrales de información crediticia; controlar y preservar la seguridad de los bienes e información de Phylo; cumplir el objeto de la relación laboral, comercial o civil que Phylo tenga con los Titulares; alojar los Datos Personales del Titular en los servidores de Phylo; cuando la información deba ser revelada para cumplir con leyes, regulaciones o procesos legales, para detener o prevenir fraudes, ataques a la seguridad de Phylo o de otros, así como para prevenir problemas técnicos o proteger los derechos de otros; prevenir y constatar la comisión de delitos o conductas delictivas por parte de los Titulares, para lo cual se podrán consultar distintas bases de datos, listas restrictivas nacionales e internacionales y fuentes, tales como bases de datos de la Policía Nacional, Contraloría, Interpol, FBI, OFAC, entre otras, así como las redes sociales correspondientes; cumplir con las regulaciones de prevención contra el lavado de activos y financiación del terrorismo; mantener comunicación directa con los Titulares para temas relacionados con su situación laboral, civil o comercial y para efectos contractuales, informativos y comerciales; la realización de análisis estadísticos, comerciales, financieros, sociales, administrativos o técnicos; compartir la información con autoridades gubernamentales o entidades reguladoras según lo requiera la ley aplicable o de acuerdo con una orden administrativa, de un tribunal o similar; comprobación y verificación de la identidad y antecedentes penales, disciplinarios, financieros y crediticios de los Titulares; transmitir, transferir y suministrar la información y los Datos Personales de los Titulares a la casa matriz o demás empresas del grupo empresarial de Phylo, con el fin de que estas almacenen, consulten o actúen como Encargados o Responsables de los Datos Personales según el caso; contactar al Titular a través de internet o de llamadas telefónicas, correspondencia física y telefónica, mensaje de texto, WhatsApp, Instagram, Facebook, Twitter, LinkedIn, Telegram, Messenger o cualquier otra red social y/o plataforma de videoconferencia con el fin del desarrollo de la prestación del Servicio; transmitir, transferir y suministrar la información y Datos Personales de los Titulares a aliados comerciales o a otras sociedades o personas nacionales y/o internacionales que Phylo encargue para realizar el Tratamiento de la información y cumplir con las finalidades descritas en esta Política y el objeto de la relación comercial o civil con los Titulares, o para que dichos terceros asuman la posición de Responsables; realizar actividades de mercadeo, como lo son estudios de mercado, y realizar actos de promoción de servicios, entre otros conceptos similares; transmitir, transferir y suministrar la información y Datos Personales de los Titulares a terceros nacionales o internacionales; atender consultas, peticiones, solicitudes, acciones y reclamos, hechas por el Titular; realizar invitaciones a eventos; los Datos Personales podrán ser utilizados, entre otros, como prueba en cualquier tipo de proceso.
• Finalidades para las cuales tratamos los Datos Personales de los candidatos, trabajadores, accionistas e inversionistas de Phylo: Proteger la salud de los trabajadores y contratistas de Phylo; verificar conflictos de intereses, así como inhabilidades o incompatibilidades; seleccionar personal, administrar contrataciones, manejar las relaciones laborales y sociales y otorgar beneficios a sus trabajadores por sí mismo o a través de terceros, así como permitir el acceso de los trabajadores a los recursos informáticos de Phylo; llevar un registro de las sanciones disciplinarias impuestas a contratistas y empleados de Phylo; transmitir, transferir y suministrar la información y Datos Personales de los Titulares a aquellos terceros Encargados o Responsables del Tratamiento, en aquellos casos en que se presente sustitución patronal o en aquellos casos en que Phylo ceda su posición contractual, o cuando sea parte de un proceso de adquisición o integración empresarial; para realizar aportes al sistema general de la seguridad social; transmitir, transferir y suministrar la información y Datos Personales de los Titulares a terceros, con el fin de dar referencias laborales y/o profesionales sobre los Titulares; evaluar y desarrollar procesos de selección y su histórico; para el ejercicio de desarrollo de los derechos de los accionistas y de la operación de la asamblea general de accionistas, entre otros.
• Finalidades para las cuales tratamos los Datos Personales de nuestros proveedores y aliados: Realizar reportes ante las bases de datos de Operadores de información crediticia y de naturaleza comercial; para dar referencias comerciales; para gestionar el pago de sumas remuneradas, comisiones, descuentos y retenciones de naturaleza tributaria o parafiscal; para el envío de facturas; para emitir constancias contractuales o comerciales.
• Finalidades para las cuales tratamos los Datos Personales de nuestros usuarios: Para cumplir con la propuesta de valor y el nivel de servicio ofrecido a cada cliente; transmitir, transferir y suministrar, a título gratuito u oneroso, la información y Datos Personales de los Titulares a aliados comerciales nacionales y/o internacionales para que estos contacten a los Titulares para ofrecerles sus productos, información o servicios que a juicio de Phylo puedan ser de interés del Titular; mejorar servicios, y todas aquellas actividades asociadas a la relación comercial o vínculo existente o por existir con Phylo, así como evaluar la necesidad de nuevos servicios y productos para nuestros clientes; para ejecutar acciones de perfilamiento comercial, prospección, hábitos de consumo, analítica, identificación de tendencias de mercadeo, definición de patrones, con o sin uso de herramientas de inteligencia artificial, entre otros métodos de aprovechamiento de datos con el propósito de mejorar los servicios; definir perfiles de consumo de los clientes, con el fin de realizar análisis estadísticos o mejorar los procesos de mercadeo y venta de los servicios de Phylo; para realizar estudios y estrategias de mercadeo y publicidad; para realizar labores de mercadeo y remitir publicidad de Phylo y/o de terceros aliados comerciales; hacer seguimiento de los comportamientos de los clientes dentro de la Página web y determinar intenciones del usuario; para optimizar la prestación del Servicio; realizar modelos de riesgos y análisis de crecimiento de negocio; informar sobre el alcance y características de los servicios de Phylo, soluciones nuevas y existentes.

Transmisión y Transferencia de Datos Personales

Phylo podrá transferir o transmitir Datos Personales a uno o varios Encargados o Responsables ubicados dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tú nos autorices para esto, o cuando la ley o un mandato administrativo o judicial nos lo ordene. Con la aceptación de esta Política nos autorizas a transferir o transmitir tus Datos Personales a nuestros aliados, proveedores, y prestadores de servicios computacionales en la nube únicamente para las Finalidades establecidas en esta Política. Es importante aclararte que, en caso de que Phylo transmita tus datos a terceros, aquellos tratarán tus Datos Personales de acuerdo a esta Política, pero si transferimos tus Datos Personales, tus Datos Personales se tratarán de conformidad con la política de protección de datos del nuevo Responsable.

Autorización para el Tratamiento de Datos Sensibles

Cuando Phylo recolecte Datos Sensibles se deben cumplir los siguientes requisitos:

• Tu Autorización debe ser explícita;
• Te informaremos que no estás obligado a autorizar el Tratamiento de dicha información.
• Te informaremos de forma explícita y previa qué Datos Sensibles vamos a tratar y la Finalidad del Tratamiento;

Autorización para nuevos usos o finalidades

Phylo solicitará tu Autorización para nuevos usos de tus Datos Personales, para lo cual publicaremos los cambios en la Política en nuestra Página web o en cualquier medio que estimemos conveniente, y te notificaremos sobre el cambio. En caso de que no estés de acuerdo con las nuevas Finalidades, podrás revocar la Autorización y suprimiremos tus Datos Personales, en caso de que no tengamos ningún deber legal de conservarlos.

Abstención de toma de Datos referidos a antecedentes penales

Phylo únicamente tratará tus Datos Personales que tengan que ver con los antecedentes penales con el único y exclusivo fin de garantizar legalidad de sus operaciones, la seguridad de Phylo y de sus grupos de interés, y para prevenir fraude y operaciones de lavado de activos y financiación del terrorismo.

Aviso de Privacidad

Mediante el Aviso de Privacidad que aparecerá en nuestra Página web, te informaremos sobre la existencia de nuestras políticas y procesos de Tratamiento de Datos Personales, así como las características del Tratamiento que le daremos a los Datos. Este aviso tendrá la siguiente información: (i) identidad, domicilio y datos de contacto de Phylo; (ii) tipo de Tratamiento al cual serán sometidos tus Datos Personales y su finalidad; y (iii) los mecanismos generales dispuestos por Phylo para que conozcas la Política de Tratamiento y los mecanismos para la consulta de tus Datos Personales. Phylo conservará copia del modelo de Aviso de Privacidad que compartimos contigo mientras se lleve a cabo el Tratamiento de los Datos Personales y perduren las obligaciones que de éste deriven. Phylo o el Encargado podrá emplear medios informáticos, electrónicos o cualquier otra tecnología para el almacenamiento del modelo. El Aviso de Privacidad de Tratamiento de los Datos Personales está para la disposición y consulta a través de la Página web.

Cookies

Una cookie es un fichero (archivo) inofensivo que se descarga en tu dispositivo al acceder a determinadas páginas web. Las cookies nos permiten, entre otras cosas, almacenar y recuperar información sobre los hábitos y tendencias de navegación de un usuario o de su equipo de cómputo. Phylo utiliza cookies propias y de terceros (por ejemplo: HubSpot, Core o Google Analytics).

Información que almacenan las cookies

Las cookies almacenan información de carácter técnico, como, por ejemplo, preferencias personales, personalización de contenidos, información que has llenado previamente en un formulario para evitar que la tengas que volver a llenar, tus interacciones con nuestra Página web, entre otra información que nos permite recordarte.

Finalidades para las cuales utilizamos la información recolectada a través de cookies

Phylo utiliza cookies para brindarte un servicio de alto valor agregado pues guarda tus preferencias, la forma, tiempo y modo en que utilizas nuestra Página web, así como toda la información que pueda ser de utilidad para realizar seguimiento a tus hábitos de consumo. También las utilizamos para personalizar tu experiencia de navegación, para generar métricas y analíticas acerca de los visitantes de nuestra Página web y reunir información que permita hacer mejoras de contenido y servicios. No recopilaremos datos de número de tarjetas débito o crédito, u otra información de carácter financiero o crediticio. Puedes rechazar el uso de cookies mediante la configuración apropiada de tu navegador, sin embargo, debes saber que si lo haces, no realizaremos ningún seguimiento sobre tu información cuando visites nuestra Página web, y esta puede no funcionar adecuadamente. Si escoges desactivar las cookies, sólo usaremos una cookie en tu navegador para recordar tu preferencia de no utilizar cookies.

Manifestaciones de los Titulares de los Datos Personales

Al momento de suministrar voluntariamente tus Datos Personales y/o conceder la autorización por escrito, manifiestas que:

• Voluntariamente nos suministras tus Datos Personales y nos autorizas expresa e inequívocamente para recolectar estos Datos Personales y cualquier otra información que suministres, y para realizar cualquier otro Tratamiento sobre los Datos Personales, de acuerdo con lo que señala esta Política.
• Fuiste informado y entiendes que los Datos Sensibles son aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación. Así mismo, que ellos pueden identificarse como los de origen racial o étnico, orientación política, convicciones religiosas o filosóficas, pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, datos relacionados con el estado de salud, la vida sexual y los datos biométricos.
• Fuiste informado de que, en caso de recolección de Datos Sensibles, tienes derecho a no entregar los datos solicitados y entiendes y aceptas que en algunos casos, si no nos otorgas la autorización para el Tratamiento de estos Datos Personales, no podremos continuar con la validación de la información suministrada, y por ende no podremos prestar nuestros Servicios.
• Fuiste informado acerca de las finalidades para las cuales se utilizarán los Datos Personales y Datos Sensibles recolectados, los cuales se encuentran descritos en esta Política.
• Fuiste informado y comprendes las medidas de seguridad que Phylo implementa para brindar protección a los Datos Personales que recolecta y, por tanto, aceptas las mismas.
• Fuiste informado acerca de tus derechos en relación con los Datos Personales compartidos y mecanismos para ejercerlos.
• Si eres usuario, fuiste informado de que celebrarás o tienes vigente una relación de prestación de servicio con Phylo, y por esto Phylo necesita estar en permanente contacto contigo y tu derecho a actualizar tus Datos Personales, estará sujeto a que verifiquemos que en realidad tienes acceso al nuevo dato de contacto que nos estás suministrando.

Término de la Autorización

Trataremos tus Datos Personales desde que nos otorgas la Autorización, hasta el día en que Phylo se disuelva y se liquide o hasta que se termine la finalidad para la cual fueron recolectados los Datos Personales.

Medidas de seguridad para la protección de los Datos Personales y otra información

Las medidas de seguridad con las que cuenta Phylo buscan proteger los datos de los Titulares para impedir su adulteración, pérdida, usos y accesos no autorizados. Phylo de forma diligente implementa medidas de protección humanas, administrativas y técnicas que razonablemente están a su alcance, tal y como contar con un sistema de gestión de accesos, entre otros. Mediante esta Política aceptas expresamente estas formas de protección y declaras que las consideras convenientes y suficientes para proteger tus Datos Personales.

Política para la eliminación y/o supresión de Datos Personales

Una vez cumplida la Finalidad del Tratamiento de tus Datos Personales, y siempre que no haya un deber contractual o legal que lo impida, Phylo procederá a la supresión o eliminación de tus Datos Personales, conforme a los siguientes parámetros:

• Phylo evaluará anualmente la información que tiene de los Titulares, y de acuerdo con sus características y su estado, procederá a elegir aquellos datos que considere a su discreción que deben ser suprimidos o eliminados. Para estos, tendrá en cuenta si existen derechos en cabeza de los Titulares que impidan la supresión de los Datos Personales o si existen deberes legales, contractuales o constitucionales que impidan la eliminación.
• Phylo informará previamente a los Titulares la decisión y el fundamento de la supresión de sus Datos Personales quienes, mediante los canales habilitados, podrán ejercer su derecho a interponer Consultas, peticiones o Reclamos respecto de dicha decisión dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a la notificación. Las consultas, peticiones o reclamos seguirán los procedimientos establecidos en esta Política. En el evento que no haya Reclamo o petición alguna en relación con la decisión se procederá a la supresión.
• Phylo elevará las actas y registros que correspondan respecto de los procesos de supresión y eliminación de los Datos Personales de los Titulares, para los efectos de trazabilidad del procedimiento.

Confidencialidad, derechos fundamentales y anonimización de los Datos Personales

Phylo es respetuoso de los derechos fundamentales a la intimidad, a la libertad de expresión y al buen nombre y honra de los Titulares, razón por la cual, tomará las medidas que considere pertinentes en materia de confidencialidad, tales como las siguientes:

• Se abstendrá de divulgar parcial o totalmente la información confidencial recibida a cualquier persona natural o jurídica, entidades gubernamentales o privadas, que no haya sido autorizada previamente.
• Se abstendrá de utilizar, explotar, emplear, publicar o divulgar la información confidencial en una forma diferente a la autorizada en la Política.
• Instruirá a todas aquellas personas que eventualmente tengan acceso a la información confidencial sobre la forma de manipulación, utilización, manejo de medidas de seguridad y demás, para que dicha información permanezca con el debido manejo y protegida.
• El uso de la información confidencial se realizará observando los principios de la ética y buenas prácticas en materia de protección de Datos Personales.
• Phylo realizará la anonimización de los Datos Personales de los Titulares, cuando considere que pueden afectar su derecho a la intimidad, buen nombre y honra. En todo caso, Phylo, a petición los Titulares y presentándose las razones para ello, realizará la correspondiente anonimización de cualquier Dato Personal.

Políticas de veracidad y calidad de la información

En desarrollo del principio de veracidad y calidad de la información, Phylo tomará las medidas necesarias para que la información que conste en sus Bases de Datos sea cierta, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Por tal razón, solicita a los Titulares la información que sea necesaria e integral para las finalidades del Tratamiento respectivo. Igualmente, solicitará los soportes necesarios, para que la información de sus Bases de Datos sea comprobable y cierta. Para los efectos anteriores, Phylo implementará las siguientes medidas:

• Tomará todas las medidas para que, en la recolección de la información de los Titulares, se obtenga información completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. En tal sentido, implementará medidas de debida diligencia en los medios de recolección de datos para tales fines.
• Se abstendrá de realizar el Tratamiento de Datos Personales de los Titulares, con información parcial, incompleta, fraccionada o confusa.
• Verificará la identidad de los Titulares y de la información que le sea suministrada, solicitando los documentos de acreditación que sean necesarios en cada caso particular, pudiendo solicitar entre otros, los siguientes: Cédula de ciudadanía, RUT, antecedentes judiciales y de policía, historial crediticio, certificaciones de entidades privadas y/o públicas.

Derecho de los Titulares

Tienes derecho a conocer, actualizar, rectificar tu información, y/o revocar la Autorización para el Tratamiento de tus Datos Personales. Acá te contamos en detalle cuáles son tus derechos:

• Conocer, actualizar y rectificar tus Datos Personales. Para esto, necesitamos establecer previamente la identificación de la persona que pretende ejercer este derecho para evitar que terceros no autorizados accedan a tus Datos Personales. En caso de que vayas a actualizar tus Datos Personales, primero debemos verificar que tengas acceso a los nuevos Datos Personales que nos vas a suministrar, de manera que implementaremos un mecanismo que nos permita constatar esto, en caso de que no logremos verificarlos, sólo podrás actualizar uno de tus datos de contacto (correo electrónico, teléfono, cuenta bancaria entre otros). Lo anterior, debido a que necesitamos mantener un canal de comunicación directa contigo, para efectos de cumplir con nuestras obligaciones contractuales y tú con las tuyas.
• Solicitar prueba de la Autorización otorgada, salvo que se trate de uno de los casos en los que no es necesaria la autorización, de acuerdo con el artículo 10 de la ley 1581 de 2012.
• Ser informado, previa solicitud, respecto del uso que se le ha dado a tus Datos Personales.
• Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de los Datos Personales.
• Acceder en forma gratuita a tus Datos Personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
• Mover, copiar, o transferir datos personales de un controlador a otro, de una forma segura, en un formato legible y comúnmente usado (derecho de portabilidad).
• Abstenerse de responder las preguntas sobre Datos Sensibles. En este caso, te comunicaremos que no están obligados a proveer la autorización para el Tratamiento de Datos Sensibles o datos de niños, niñas y adolescentes.
• La solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la Autorización no procederá cuando tengas un deber legal o contractual de permanecer en la Base de Datos de Phylo.
• Phylo te garantiza que el marketing directo o el estudio de mercado que recibas por correo electrónico brindará medios sencillos para que no recibas más esa comunicación por correo electrónico si no quieres. Por ejemplo, en el correo electrónico, Phylo te brindará un vínculo para "cancelar la suscripción" o un correo electrónico para enviar una solicitud de exclusión. En estos casos, no necesariamente se removerán tus Datos Personales de las Bases de Datos, sino que se tendrá presente y se respetará el cambio en las preferencias de marketing directo.

Procedimiento para ejercer tus derechos

En caso de que desees ejercer tus derechos, deberás enviar un correo electrónico a admin@phylo.co, el cual será atendido por el área de protección de datos de Phylo. Dicho correo deberá estar dirigido a Phylo Legal S.A.S. y se deberá especificar: (i) nombre e identificación del Titular o la persona legitimada; (ii) descripción precisa y completa de los hechos que dan lugar al Reclamo; (iii) pretensiones, (iv) dirección física o electrónica para remitir la respuesta; y (v) documentos y demás pruebas pertinentes que quieras hacer valer.

El procedimiento que seguiremos para dicha comunicación será el siguiente:

• Cuando el Titular de los Datos Personales desee consultar la información que reposa en la Base de Datos, Phylo responderá la solicitud en un plazo de máximo diez (10) días. En cumplimiento de lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, cuando no podamos atender la Consulta dentro de dicho término, informaremos a los Titulares los motivos de la demora y daremos la fecha en que se atenderá su Consulta, la cual no podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
• Cuando el Titular considere que la información contenida en las Bases de Datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando crean que Phylo está incumpliendo sus deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012, podrán presentar un reclamo ante Phylo, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

Quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio

Podrás imponer quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio, pero deberás agotar el trámite de Consulta o Reclamo ante Phylo primero como Requisito de Procedibilidad.

Deberes de Phylo en su calidad de Responsable del Tratamiento de Datos Personales

Phylo está obligada a cumplir los deberes impuestos por la ley. Por ende, debe obrar de tal forma que cumpla con los siguientes deberes:

• Garantizarte, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio de tus derechos mencionados en esta Política.
• Tratar tus Datos Personales de acuerdo a los principios establecidos en esta Política.
• Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Actualizar la información cuando sea necesario.
• Rectificar tus Datos Personales cuando ello sea procedente.
• Suministrar al Encargado del Tratamiento únicamente los Datos Personales cuyo Tratamiento esté previamente autorizado.
• Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
• Comunicar de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los Datos Personales que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
• Informar de manera oportuna al Encargado del Tratamiento las rectificaciones realizadas sobre los Datos Personales para que éste proceda a realizar los ajustes pertinentes.
• Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de tus Datos Personales.
• Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
• Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
• Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

Contacto

Cualquier duda o información adicional será recibida y tramitada a través del correo admin@phylo.co.

Cambios en la política de Tratamiento y protección de Datos Personales

Cualquier cambio sustancial en la Política, te la comunicaremos oportunamente mediante la publicación de la nueva versión en nuestra Página web y solicitaremos tu autorización, a través del mismo medio.

Última actualización: esta Política se actualizó por última vez el 20 de agosto de 2024.